私の職場ではブラウザタイプのグループウェアが導入されていましたが、在席確認機能が貧弱なためか、行先掲示板としては機能していませんでした。ホワイトボードはありましたが、フロアが広く人数も多いので、一つのホワイトボードを共有することが難しく、行先掲示板はないのも同然でした。そこでソフトの導入を検討しましたが、使いやすいソフトがなかったため、自ら開発することにしました。

開発中に苦労した点
ソフトの利用率を上げることに苦労しました。まず、マニュアルを読まずとも直感的に簡単に操作できるように工夫しています。例えば、一般的に馴染みのあるExcelのようなUIを用いることで、最も重要な行先の設定をわかりやすくしています。

利用者が増加することで使いにくくならないようにするための工夫もしています。「今どこボード」は共有フォルダを使用したシステムなので、ファイル共有の工夫が欠かせません。そこで共有フォルダへのアクセス集中を避けるための工夫や、ファイル共有の失敗により、行先情報などが破損することを避けるための工夫などをしてします。

利用者が増えると目的のメンバーを探すことが難しくなりますが、フロアマップを導入することで、これに対応しました。Ver.10からはフロアマップをフロアごとに分ける機能を導入しており、フロアをまたぐような組織全体でもメンバーを簡単に特定できるようにしています。

ユーザにお勧めする使い方
メッセージ機能をご活用ください。フロアマップから簡単に複数のメンバーを指定して、メッセージを送信することができます。メッセージは一度サーバにアップロードされるので、パソコンの電源が入っていない相手にも送信することができます。電話メモとして特に便利です。

今後のバージョンアップ予定
いまのところは大きなバージョンアップの予定は特にありません。「今どこボード」は、ホワイトボードを電子化したような行先掲示板からはじまりましたが、メッセージ機能を導入するなどして、コミュニケーションツールとして進化させてきました。今後も環境の変化に合わせて進化させてゆきたいと思います。