「HourGuard」は、「タイムカード」と呼ばれるリストに作業の開始・終了時刻や作業内容などを記録し、作業時間報告書を作成できるソフト。設定した時給と作業時間から金額を自動計算することも可能。作成した報告書はPDF/CSV形式のファイルに出力でき、電子メールやFAXとして送信することもできる。作業開始時と終了時にボタンをクリックするだけでよく、作業の邪魔にならない。

作業内容はクライアントごとに管理する仕組み。各クライアントで行う作業をあらかじめ「タスク」として登録しておく。実際に運用する際には、

1. クライアントの選択
2. 登録済みのタスクを選んでタスクの記録を開始」ボタンをクリック
3. 作業が終わったら「タスクの記録を停止」ボタンをクリック

タスクを開始すると「タイムカード」リストにタスク名と開始時刻、時給が書き込まれる。終了すると終了時刻が書き込まれ、同時に、作業時間と金額が自動計算される。

タイムカードの入力は「新規入力」コマンドを使って行うことも可能。「新規入力」の場合は、ダイアログでタスクや開始・終了時刻、メモなどをまとめて入力でき、パソコンを使わない作業を記録したり、出先での作業を帰宅後に記録したりするような使い方にも対応する。さらに開始・終了時刻ではなく、実作業時間で入力することも可能だ。

登録しようとした時間にすでに別のタスクが記録されている場合には警告メッセージが表示され、同日同時間帯に重複してタスクを記録してしまうようなことはない。

タイムカード画面は一日単位の表示で、一日のうちに行ったタスクがリスト形式で表示される。タスクのリストは、特定のクライアントに関するものだけに絞り込むことも、すべてのクライアントのタスクを表示させることも可能だ。

タスクの下には副タスクを作成でき、作業ごとによりくわしい内容を記録することも可能。タスクを「完了する」または「閉じる」を選択すると、以降は当該タスクをタイムカードに記録することができなくなる。

タイムカードに記録されたデータを自動集計することにより、作業時間報告書を作成することも可能。対象のクライアントやタスクを絞り込んで、特定の作業に関する報告書を作ることもできる。作成した報告書は別ウィンドウに表示され、印刷したり、プレビューしたりできるほか、PDFファイルに出力したり、FAXおよび電子メールで送信したりすることも可能だ。

オプションでは、デフォルトのタスク開始時刻や、新規クライアント作成時のデフォルトの時給を設定したり、通貨記号を指定したりすることができる。初期設定では、パソコンがアイドル状態になると自動的にタスクが停止され、使用再開時に自動的に前回のタスクが再開されるようになっている。