「FileWorks Professional（PaperPort 11.1 with 速攻！PDF to Data2）」は、電子文書の管理・利用の効率を大幅に向上させるドキュメント管理ソフト。

• 文書管理ソフト「PaperPort」
• PDF変換ソフト「速攻！PDF to Data2」

「PaperPort」は、エクスプローラ風のインタフェースを持つドキュメント管理ソフト。文書ファイルをフォルダ別に整理したり、検索を行ったりすることが可能。登録されたファイルの内容をサムネイルとして表示したり、エクスプローラ同様にアイコンや詳細、一覧などで表示したりもできる。名前順や日付順、サイズ順などで並べ替えることも可能だ。

「PaperPort」で文書を管理するには「既存のファイルをインポートする」「『PaperPort』上で文書を新規作成する」「スキャナから画像を読み込む」といった方法で登録する。「PaperPort」画面の最下部にある「送り先バー」には、パソコンにインストールされた主要アプリケーションのアイコンが自動的に登録され、そこからアプリケーションを起動して文書を作成・保存すると、自動的に「PaperPort」のドキュメントとして登録される仕組み。スキャンの場合も同様。「PaperPort」上からスキャナを操作して画像を取り込むと「PaperPort」に登録されるようになっている。このとき直接、PDFファイルを作成して登録することも可能だ。

登録した文書がPDFや画像であれば、回転や画像の調整を行うことが可能。複数のPDFファイルをひとつにまとめる「積み重ね」や、逆にページ単位でばらばらに分割する「積み重ね解除」といった機能もある。

文書をダブルクリックすると「PaperPort」独自のビューアで内容を閲覧できる。ビューアに画像が表示されている場合には、回転や画像調整を行うことが可能だ。

作成したアプリケーションで文書を開きたい場合は、まず文書を選択し、「送り先バー」のアプリケーションアイコンをクリックするか、文書を「送り先バー」のアイコンにドラッグ＆ドロップすればよい。関連付けをもとにアプリケーションが起動し、文書を開いてくれる。

検索機能では、Office文書内やPDFファイル内の文字列を検索できるだけでなく、簡易OCR機能を利用して、画像データに含まれる文字を認識・検索することが可能。OCR機能は検索時以外にも利用でき、登録された画像ファイルを「送り先バー」上のアプリケーション（WordやExcel）へドラッグ＆ドロップすると、まずOCR機能が画像上の文字を読み取り、文書ファイルに変換する。

そのほかにも、

• 登録した文書をPDF形式に変換してくれる仮想プリンタドライバ「PaperPort Image Pringer」
• 帳票などの入力欄を自動認識してテキスト入力可能なフォームに変換してくれる「FormTyper」
• Webページを取り込んで保存する「WebCapture」
• 登録済みの文書をHTML化してくれる「WebPublisher」

文書ファイルのサムネイル表示は150種類以上の形式に対応しているとのことで、一般的なオフィス業務用としては十分だろう。加えて、スキャナの操作やスキャン画像の加工、簡易OCRによるテキストデータ化などの機能があり、さながら“電子ドキュメントの総合集積センター”といった感がある。

簡易OCR機能では、A4サイズのデータシートをBMP形式で保存した画像を利用してテキスト検索を行ってみたが、あらかじめインデックスを作成しておくことで、その文字を含む画像ファイルを検索することができた。

そのほかにもPDF作成用の仮想プリンタドライバを備えていることで、紙メディアの情報を簡単に電子化できたり、入力フォーム作成ツールにより、デジタルデータでの情報収集を容易にしたりなど、本来なら専用ソフト数本を組み合わせて使うところを「PaperPort」ひとつでカバーできる。コストパフォーマンスは高い。

その上「速攻！PDF to Data2」では、PDF形式の文書をMicrosoft Word/Excel用に変換できるのも魅力。PDF形式で配布されている文書を再利用したり、データを修正したいけれど、原本のファイルが所在不明だったりといった場合には大いに助かるに違いない。

「FileWorks PaperPort」は、日々増え続けるデジタルデータはもちろん、紙で届く書類もどんどんデジタル化でき、本当の「デスクトップ（机の上）」も整理できます。そして、いざというときに見つからない書類の探索のイライラから解放されるはずです。ぜひ「FileWorks PaperPort」を使って、スタンダードファイリングソフトの実力を体験してみてください。