「さくっとファイリング」は、簡単な操作で文書の検索や内容の確認を行える文書管理専用データベース。登録した文書ファイルを、分類条件にもとづいてツリー形式で表示してくれるので、目的の文書をすばやく探し出し、内容をチェックしたり印刷したりできる。

文書ファイルは「マイポケット」「サーバー」という2タイプのデータベースで管理される。「マイポケット」はローカルマシンのユーザだけが利用できるのに対し、「サーバー」はネットワーク経由で他のユーザも利用できる点が異なる。「マイポケット」と「サーバー」は、メイン画面上のタブで切り替えて利用できる仕組み。また、データベースを切り替えて使用したり、他のドライブなどへデータベースを移動したりといったことも可能だ。

「マイポケット」「サーバー」ともに、文書ファイルを登録するだけで利用できる。データベースの設計（フィールドの定義）は必要ない。ファイルの登録方法には、

• 既存のファイルを登録する
• あらかじめ用意されているテンプレート（Excel文書）を利用して、新たなファイルを作成して登録する
• TWAIN対応のスキャナからデータを読み込んで登録する

「マイポケット」「サーバー」いずれにも「さくっとキー1」「さくっとキー2」「さくっとキー3」の3個のボタンがあり、それぞれに案件、書式、作成者などの条件が登録されている（カスタマイズも可能）。「さくっとキー」ボタンをクリックすると、データベースに登録済みの文書ファイルが、その条件をもとに並べ替えられた形でツリービューに表示される。「さくっとキー」に登録できる条件は四つまで。四つの中で優先順位がつけられるため、最初の条件に当てはまるものがツリーの第一階層、次の条件が第二階層という形で細分化するように表示される。

検索結果は、ツリーのノード（枝）をマウスで選択すると表示される。表示方法にはサムネイルとリストの2種類があり、タブで切り替えられる。リスト表示には、ファイル名のほかサイズ、文書の種類、最終更新日、アクセス日などが表示される。さらに案件や書式などのキーワードも表示される。

「詳細検索」モードに切り替えることで、ファイル名のほか、案件や書式などのキーワード、さらには本文を対象に文字列検索を行うことも可能。AND/OR条件や、検索対象とする日付、文書の種類などの指定もできる。

検索の結果、見つかった文書はダブルクリックまたは「ビューで閲覧」を実行すると、内蔵ビューアで表示される。ビューアでの表示のほかにも、アプリケーションで開いたり、メールに添付したり、ファイルとして書き出したり、印刷したりといった操作ができる。ファイルの書き出しでは、元の文書ファイルと同じ形式のほかにPDFファイルへ変換しての書き出しも可能だ。内蔵ビューア上ではページの切り替えや表示倍率の変更に加えて、傾き補正や回転などの編集も行えるようになっている。

さらに、文書内から抽出したテキストを対象に、文字列検索を行うことも可能。OCR機能が内蔵されているため、スキャン画像を文書として登録した場合は、自動的にテキストを抽出してくれる。

ところが、「さくっとファイリング」では、

作成者名1

　├日付1

　├日付2

　├日付3

　　　・

　　　・

　　　・

作成者名2

　├日付1

　├日付2

「さくっとキー」のボタンの傍に「分類条件」と書かれていることからわかるように、これは「検索の条件」を指定するというよりは、むしろ並べ替えの順序を指定するものと考えた方がわかりやすい。このため、記憶があいまいな状態で検索するような場合にはとても使いやすそうだ。

「さくっとキー」によって指定した分類条件は、ドロップダウンリストによってその場で一時的に変更することもできる。次に検索するときはデフォルトの分類条件に戻っているが、「環境設定」で好みの条件を登録することも可能だ。もちろん「詳細検索」モードに切り替えれば文字列にマッチするものだけを抽出することも可能で、この柔軟性が「さくっとファイリング」の大きな魅力といえるだろう。

そんな困りごとを解決するため、いままでの一般的な文書管理ソフトウェアのような「ファイリングするための」ソフトウェアではなく、コクヨのファイリングノウハウを活かし、文書の作成から保存・削除までをサポートする「ファイリングしてくれる」ソフトウェアの提案を目指しました。

開発中に苦労した点
「コクヨが培ったファイリングノウハウ」「デジタルだからこそできる便利な機能」を両立しつつ、複雑で難しいシステムにしないための機能の取捨選択にいちばん苦労しました。

ユーザにお勧めする使い方
まずはひたすらの登録作業になりますが、難しく考えずに続けてみてください。ある程度の数量のファイルが登録されると、キーワード一覧やツリーへのドラッグ＆ドロップでの登録が活用できるようになり、さくさくと登録を進めることができます。

グループでご使用される場合は、キーワード入力の省力化とサーバフォルダでのスムーズなナレッジ共有のため、キーワード一覧をあらかじめ共有した上での使用をお勧めします。

また、スキャナで紙文書をデジタル化すると、「さくっとファイリング」で一元管理でき、ナレッジの有効活用を進めることができます。

今後のバージョンアップ予定
これからもユーザの意見を取り入れながら、機能の改良や操作性の向上に努め、より一層使いやすい文書管理ツールを目指します。